Этапы подготовки и проведения корпоративного праздника

Этапами подготовки праздника можно назвать следующие:

1. Постановка целей

Начать следует с четкого определения цели спецсобытия, согласования ее со всеми заинтересованными сторонами. «Цели нужно довести до сведения всех участников подготовки мероприятия. Это помогает избежать разноплановости действий и достичь принципиальной скоординированности усилий».[71]

Цели у праздника могут быть рациональными и иррациональными[72].К рациональным целям относятся:

• знакомство;

• формирование желаемого будущего;

• инициирование — запуск процесса;

• отстранение от прошлого, забот;

• следование традиции с утерянным первоначальным смыслом;

• времяпрепровождение.

Иррациональные цели праздника могут быть следующие:

• адаптация, когда организации нужно, чтобы люди к чему-либо привыкли;

• интеграция, когда необходимо, чтобы сотрудники объединились и работали, как слаженная машина, и организация в целом была интегрирована с внешней средой;

• целедостижение: чтобы работники все вместе достигали поставленных целей, и деятельность каждого способствовала продвижению общих идей;

• поддержание ценностного стандарта организации, чтобы все одинаково понимали, что хорошо и что плохо, что ценится, а что не ценится в данной фирме.

Таким образом, локальные цели праздника — адаптация, интеграция. Глобальная цель заключается в гармонизации организационной структуры фирмы.

Достижение поставленных целей предполагает решение соответствующих задач:

Определение организатора мероприятия: внутреннее PR-подразделение или сторонняя консультационная фирма

2. Определения круга участников, их роли;

3. Назначение ответственного за подготовку и проведение мероприятия

Составление списка приглашенных;

4. Выбор места проведения мероприятия;

5. Программа праздника и подробный сценарий

Разработка детальной программы и сценария, расписанного по минутам. «Все возможные варианты отклонений от сценария необходимо предусмотреть заранее. События не должны выходить из-под контроля. Экспромтов и сюрпризов для организаторов спецмероприятия не должно существовать – их следует оставить только для публики».[73]

Среди моментов, определяющих насыщенность и профессионализм проведения праздника следует выделить:

Разработка оригинальной концепции, сценария и текстов, учитывающих специфику вашей фирмы и вашего бизнеса;

Постановка корпоративного праздника силами ваших сотрудников;

Конкурс номинаций;

Презентация отделов и подразделений;

Правильный подбор места проведения мероприятия;

Разработанная с учетом особенностей организации концепция призов и подарков;

Правильный подбор артистов, исполнителей, музыкальных групп;

Организация банкета или фуршета;

Организация фейерверка любого уровня сложности;

Украшение зала и сцены;

Звуковое и световое обеспечение;

Мультимедийная презентация и поддержка концерта;

Конкурсы и игры

«Телемосты»

Корпоративные фильмы

6. Определение бюджета мероприятия

7. Освещение в СМИ (здесь следует отметить, что далеко не все корпоративные праздники стоит афишировать для внешней среды организации, однако некоторые мероприятия, которые могут быть интересны не только сотрудникам фирмы, но и более широкой общественности, могут быть освещены в СМИ). Необходимо подготовить все условия для удобной работы журналистов: посадочные места, достаточное количество розеток для аппаратуры, средства связи (телефон, компьютер, принтер, факс, Интернет), а также напитки и закуски. «Отсутствие условий для своей работы на объекте журналисты воспринимают как пренебрежение конкретными СМИ, общественным мнением и потому освещение события может получить негативный оттенок».[74]

8. Анализ результатов.

Необходимо:

Выяснить удалось ли достичь поставленных целей мероприятия;

Проанализировать ошибки и форс-мажоры;

Провести мониторинг СМИ (если мероприятие освещалось в СМИ) и опрос участников;