Организация и технология завоза товаров в розничные торговые предприятия.

Для получения товаров и тары от поставщиков представителю предприятия (экспедитору) выдается доверенность (форма №2).

Все доверенности регистрируются в момент выдачи в специальном журнале. Доверенность выписывается только бухгалтером на конкретное физическое лицо с указанием срока действия и наименованием ценностей, предполагаемых к получению. На доверенности необходима подпись экспедитора, которая должна быть заверена подписями бухгалтера и руководителя с наложением оттиска предприятия. По доверенности представитель предприятия может получить товар непосредственно от поставщика с выпиской одновременно отгрузочных документов.

Основными документами, на основании которых поступают товары, являются счета-фактуры, товарно-транспортная накладная и торгово-закупочные акты. Товарно-транспортные накладные выписываются при поставке товаров автомобильным транспортом, в остальных случаях выписываются счета-фактуры. Счета-фактуры регистрируются в книге продаж и в книге покупок.

Счета-фактуры составляются предприятием-поставщиком на имя предприятия-покупателя в двух экземплярах, первый из которых не позднее десяти дней с момента отгрузки товаров или предоплаты (аванса) предоставляется поставщиком покупателю и дает право на зачет (возмещение) сумм по налогу на добавленную стоимость. Второй экземпляр счета-фактуры (копия) остается у поставщика для отражения в книге продаж.

В счете-фактуре должны быть указаны:

- порядковый номер счета-фактуры;

- наименование и регистрационный номер поставщика товаров;

- наименование получателя товаров;

- стоимость (цена) товаров;

- сумма НДС;

- дата предоставления счета-фактуры.

В счете-фактуре не допускаются подчистки и помарки. Исправления заверяют подписью руководителя и печатью предприятия-поставщика с указанием даты исправления.

Получаемые и выдаваемые счета-фактуры хранятся раздельно в журнале учета счетов-фактур в течение полных пяти лет с даты их получения. Они должны быть подшиты и пронумерованы.

Покупатели товаров ведут журнал учета полученных от поставщиков счетов-фактур и книгу покупок. Книга покупок предназначена для регистрации счетов-фактур в целях определения сумм налога на добавленную стоимость. Счета-фактуры, предъявляемые поставщиками, подлежат регистрации в книге покупок в хронологическом порядке по мере оплаты и оприходования приобретенных товаров. Книга покупок должна быть прошнурована, ее страницы пронумеровывают и скрепляют печатью. Контроль над правильностью ведения книги осуществляется руководителем предприятия или уполномоченным лицом.

Книга покупок хранится у покупателя в течение полных пяти лет с даты последней записи.

За нарушение условий договоров поставщики и покупатели несут взаимную материальную ответственность в виде неустойки, штрафование за невыполнение договорных условий, за задержку оплаты расчетных документов и за необоснованный отказ.

При продвижении товаров от поставщиков до покупателей возникают транспортные расходы и проблемы их оплаты.

Транспортные расходы могут оплачиваться:

- поставщиком;

- покупателем;

- частично поставщиком, частично покупателем.

Порядок распределения транспортных расходов между поставщиком и покупателем определяется по согласованию сторон, в договоре поставки.

Транспортные издержки относятся к издержкам обращения.

В зависимости от договора поставки товары могут оплачиваться после или до их получения покупателями.

Бухгалтерия торгового предприятия должна контролировать полноту и своевременность оприходования товаров и правильность их оплаты.

Контроль должен начинаться с момента оплаты товаров, а если товары поступают раньше с момента их фактического поступления.

Сущность контроля заключается в сопоставлении двух показателей:

X- сумма, уплаченная поставщику за товары;

Y- стоимость по покупной цене товаров и тары, получаемой от поставщиков и оприходоваемой материально ответственным лицом.

Х определяется на основании документов, приложения к выписке банка из расчетного счета или отчета кассира, а Y на основании сопроводительных документов, приложенных к отчету материально ответственного лица. Это сопоставление может предусматривать пять ситуаций: